หลักการและเหตุผล
จากนโยบายขจัดความยากจนและปรับโครงสร้างเศรษฐกิจให้สมดุลภายใต้หลักเศรษฐกิจพอเพียงของรัฐบาลและพระราชบัญญัติส่งเสริมวิสาหกิจชุมชน พ.ศ. 2548 ได้ส่งเสริมและสนับสนุนการดำเนินงานของวิสาหกิจชุมชน ซึ่งมาจากการรวมตัวของประชาชนในท้องถิ่นที่มีวิถีชีวิตร่วมกันและรวมกันดำเนินงานในเชิงธุรกิจที่จะก่อให้เกิดรายได้แก่สมาชิก อันเป็นที่มาของความมั่งคงทางฐานะการเงินให้แก่สมาชิก และส่งผลให้ชุมชนหรือท้องถิ่นนั้น ๆ มีความเข้มแข็งต่อไป ดังนั้น การที่จะดูแลและพัฒนาประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบบัญชีที่เหมาะสม เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมดูแลทางการเงินและพัฒนาธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์จึงได้จัดทำโครงการพัฒนาวิสาหกิจชุมชน เพื่อให้การสนับสนุนและช่วยเหลือทางด้านบัญชีแก่วิสาหกิจชุมชน ซึ่งจะประกอบด้วยการบริการวางรูปแบบบัญชี การสอนแนะการจัดทำบัญชีและงบการเงิน รวมทั้งสอนแนะการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้วิสาหกิจชุมชนให้มีการดำเนินงานที่เป็นระบบ สามารถบริหารธุรกิจให้เกิดการสร้างผลตอบแทนแก่สมาชิกและอำนวยประโยชน์แก่ชุมชนให้มีความมั่นคงเข้มแข็งตามหลักการเศรษฐกิจพอเพียงของรัฐบาล
วัตถุประสงค์
1. เพื่อให้วิสาหกิจชุมชนได้ใช้รูปแบบบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจ
2. เพื่อให้วิสาหกิจชุมชนสามารถจัดทำบัญชีและงบการเงิน และนำไปใช้ในการเข้าถึงแหล่งทุนได้เร็วขึ้น
3. เพื่อให้วิสาหกิจชุมชนมีการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง
4. เพื่อให้วิสาหกิจชุมชนสามารถใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารการเงิน การควบคุมต้นทุนผลิต ค่าใช้จ่าย หรือประกอบการพิจารณาในการลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ ของวิสาหกิจชุมชน
เป้าหมาย
วิสาหกิจชุมชนที่จดทะเบียนตามพระราชบัญญัติส่งเสริมวิสาหกิจชุมชน พ.ศ. 2548
1. กลุ่มเป้าหมายใหม่ ที่ยังไม่เคยดำเนินการ(ไม่ซ้ำกับเป้าหมายเดิม) จำนวน 385 แห่ง ทั่วประเทศ
2. กลุ่มเป้าหมายเดิม ที่ได้ดำเนินการแล้วในปี 2549-2551 จำนวน 276 แห่ง ทั่วประเทศ
วิธีดำเนินการ
กลุ่มเป้าหมายใหม่ ดำเนินกิจกรรมการจัดวางรูปบัญชีตามความเหมาะสมกับลักษณะการดำเนินธุรกิจของวิสาหกิจชุมชน สอนแนะ การจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี การบันทึกรายการบัญชี การจัดทำงบการเงินและการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน ให้แก่วิสาหกิจชุมชนที่จดทะเบียนกับสำนักงานเกษตรจังหวัดทั่วประเทศและได้ผ่านการอนุมัติแล้ว
กลุ่มเป้าหมายเดิม ดำเนินกิจกรรมกระตุ้นให้มีการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง ติดตามสอนแนะการจัดทำบัญชีให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน รวมทั้งการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงานอย่างต่อเนื่อง
1.การคัดสรรกลุ่มเป้าหมาย
1.1 ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนทำการคัดเลือกวิสาหกิจชุมชนรายใหม่ซึ่งสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ยังไม่เคยพัฒนาด้านบัญชีมาก่อน ให้ครบตามเป้าหมายที่กรมกำหนด (อำเภอละ 1 แห่ง)โดยจำนวนเป้าหมายเท่ากับจำนวนอำเภอ ในแต่ละจังหวัด เพื่อทำการพัฒนามาตรฐานการบัญชี หรือกรณีที่อำเภอนั้นไม่มีวิสาหกิจชุมชนที่จะนำมาเป็นเป้าได้ กรณีอำเภอที่ไม่มีกลุ่มที่มีศักยภาพสามารถเลือกจากอำเภออื่นให้ครบจำนวนตามเป้าได้
1.2 ประเมินความพร้อมของกลุ่มเป้าหมาย โดยใช้แบบประเมินความพร้อมด้านการจัดทำบัญชีของวิสาหกิจชุมชน
1.3 จัดทำบันทึกข้อตกลง โดยอธิบายข้อความในบันทึกข้อตกลงให้วิสาหกิจชุมชนทราบและเข้าใจแล้วจึงลงชื่อร่วมกันด้วยความสมัครใจ
2. บันทึกการประเมินความพร้อม ทาง Intranet
เมื่อดำเนินการคัดสรรวิสาหกิจชุมชนเป้าหมายแล้ว นำข้อมูลจากเอกสารแนบ 1 บันทึกในระบบสารสนเทศ 2556 เลือกบันทึกลงในระบบสารสนเทศทางการเงินและการบัญชีของวิสาหกิชุมชน 2556 (CAD_SMCE 56) ที่เมนู ประเมินความพร้อม เลือก บันทึกการประเมินความพร้อม ไปที่ เพิ่มการประเมินความพร้อม ด้านซ้ายบนของหน้าจอบันทึกข้อมูลตามแบบฟอร์มเมื่อแน่ใจว่ข้อมูลถูกต้องและครบถ้วนตามแบบแล้ว จึงคลิก บันทึก ด้านล่างของหน้าจอ รายชื่อวิสาหกิจชุมชนรายใหม่ทุกกลุ่มที่บันทึกการประเมินความพร้อมเรียบร้อยแล้ว จะไปปรากฏที่ระบบแผนและผลการปฏิบัติงาน 2556 (CAD_PLAN 56) เพื่อทำการวางแผนการปฏิบัติงานต่อไป
3. การจัดทำแผนการปฏิบัติงานทาง Intranet
3.1 จัดทำแผนการปฏิบัติงานสำหรับวิสาหกิจชุมชนรายใหม่ โดย Key in ทาง Intranet
ในระบบสารสนเทศ 2556 เลือกรายการระบบแผนการปฏิบัติงาน 2556 (CAD_PLAN56) ระบุเดือนที่จะดำเนินกิจกรรมวางรูปแบบบัญชีและวางระบบการควบคุมภายใน ใน PD 11 ให้คีย์ข้อมูลสำหรับวางแผนให้แล้วเสร็จภายในไตรมาสที่ 1 สำหรับการสอนแนะนำบัญชีในแต่ละด้านสอนแนะนำ 2 เดือน/ 1 ครั้ง(รวม 6 ครั้ง) และติดตามไตรมาสละ 1 ครั้ง (รวม 4 ครั้ง)วิสาหกิจชุมชนที่ติดตามการจัดทำบัญชีต่อเนื่อง ปี 48-55 ให้ทำการวางแผนกิจกรรมสอนแนะ ใน(CAD_PLAN56) PD 12 แล้วสามารถเข้าไปทำการคีย์สอนแนะเพิ่มเติมได้ในระบบ (SMCE_56) กรณียังไม่มีข้อมูลดังกล่าวในฐานข้อมูล (CAD_SMCE 56) ให้เข้าไปคีย์วางมาตรฐานก่อนเพราะถ้าเป็นกลุ่มที่ยังไม่เคยเข้าไปทำการสอนแนะนำในปี 2555 กลุ่มยังไม่มีข้อมูลในฐานข้อมูลของ(SMCE_56 ) ให้เข้าไปคีย์ในฐานข้อมูลเหมือนกลุ่มใหม่ก่อนให้ครบทุกระบบ ไม่ว่าจะเป็นการสอนแนะนำ และติดตามในทุกด้านหลังจากนั้นท่านสามารถทำงานต่อไปได้ตามปกติ โดยเข้าสอนแนะ (สอนแนะนำเพิ่มเติมในทุกเรื่องกรณีที่วิสาหกิจชุมชนกลุ่มดังกล่าวยังไม่เข้าใจดีพอ โดยสอนแนะไตรมาสละ 1 ครั้ง (4 ครั้ง) และติดตามไตรมาสละ 1 ครั้ง (4 ครั้ง) โดยสอนแนะและติดตามเกี่ยวกับการจัดทำบัญชี การจัดทำงบการเงินการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน การใช้โปรแกรมระบบบัญชี และการควบคุมภายใน
3.2 การจัดทำผลการปฏิบัติงานเมื่อได้ปฏิบัติงานแต่ละกิจกรรมเสร็จสิ้นแล้ว ให้ Key in ใน ระบบสารสนเทศทางการเงินและการบัญชีของวิสาหกิจชุมชน 2556 (CAD_SMCE 56) เลือกกิจกรรมการปฏิบัติงานตามเมนูที่ปรากฏ ดังนี้
1) ประเมินความพร้อม (ปฏิบัติไปแล้วในข้อ 2.)
2) วางรูปแบบบัญชี
3) ควบคุมภายใน
4) สอนแนะ
- บันทึกการสอนแนะการจัดทำบัญชี
- บันทึกการติดตามประเมินผลการจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมระบบบัญชี (เพิ่มเติมกรณีกลุ่มที่เข้าไปสอนแนะมีโปรแกรมระบบบัญชี โดยไม่ถือเป็นตัวชี้วัด)
- บันทึกการสอนแนะการจัดทำงบการเงิน
- บันทึกการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน
5) ติดตามประเมินผล
- บันทึกการติดตามประเมินผลการจัดทำบัญชีด้วยมือ
- บันทึกการติดตามประเมินผลการจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมระบบบัญชี (เพิ่มเติมกรณีกลุ่มที่เข้าไปสอนแนะมีโปรแกรมระบบบัญชี โดยไม่ถือเป็นตัวชี้วัด)
- บันทึกการติดตามประเมินผลการจัดทำงบการเงิน
- บันทึกการติดตามประเมินผลการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน
- บันทึกการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน (เลือกเฉพาะกลุ่มที่เข้าไปสอนแนะมีระบบการควบคุมภายในไม่จำเป็นต้องเลือกทั้งหมด)
6) ติดตามต่อเนื่อง
- บันทึกการติดตามการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง
- บันทึกการติดตามการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง - การจัดทำงบการเงิน
- บันทึกการติดตามการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง การใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน
- บันทึกการติดตามการจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง การควบคุมภายใน (เลือกเฉพาะกลุ่มที่เข้าไปสอนแนะมีระบบการควบคุมภายในไม่จำเป็นต้องเลือกทั้งหมด)
7) งบทดลอง
การบันทึกงบทดลองในระบบสารสนเทศทางการเงินและการบัญชีของวิสาหกิจชุมชน (CAD_SMCE 56) ต้องทำการบันทึกงบทดลองของวิสาหกิจชุมชนกลุ่มใหม่ให้ครบทุกกลุ่มโดยบันทึกตั้งแต่เดือน มกราคม กันยายน 2556 ให้ครบ ผลการปฏิบัติงานที่บันทึกในระบบ สารสนเทศทางการเงินและการบัญชีของวิสาหกิจชุมชน 2556 (CAD_SMCE 56) และตามเมนูข้างต้นข้อมูลจะ ประมวลผลไปยังระบบแผนและผลการปฏิบัติงาน 2556 (CAD_PLAN56) ใน RC 11 และ RC 12 ด้วย ดังนั้นจึงไม่ต้องบันทึก ใน RC 11 และRC 12 อีก
4. ดำเนินการวางรูปแบบบัญชี
4.1 การบันทึกบัญชีด้วยมือ ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนที่ได้รับมอบหมายดำเนินการวางรูปแบบบัญชี ระบบบัญชีวิสาหกิจชุมชนที่บันทึกบัญชีด้วยมือ ประกอบด้วย สมุดบัญชี 10 เล่ม และ เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี 3 เล่ม ดังนี้
1. สมุดเงินสด 2. สมุดบันทึกรายการทั่วไป
3. สมุดบันทึกต้นทุนกำไร 4. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
5. สมุดบัญชีย่อยลูกหนี้ 6. ทะเบียนคุมวัตถุดิบ
7. ทะเบียนคุมสินค้า 8. ทะเบียนทรัพย์สินถาวร
9. สมุดบัญชีย่อยเจ้าหนี้ 10. ทะเบียนสมาชิกและหุ้น
11. ใบเสร็จรับเงิน 12. ใบเบิกเงิน
13. ใบขายเชื่อ
การวางรูปแบบบัญชีควรใช้สมุดบัญชีเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของวิสาหกิจชุมชน เช่น วิสาหกิจชุมชนไม่มีการขายเป็นเงินเชื่อ จึงไม่ต้องแนะน าสมุดบัญชีย่อยลูกหนี้ เป็นต้น
4.2 การบันทึกบัญชีด้วยโปรแกรม สำหรับวิสาหกิจชุมชนที่มีความพร้อมและสมัครใจ จึงดำเนินการวางรูปด้วยโปรแกรมบัญชีตามความเหมาะสมของวิสาหกิจชุมชน ซึ่งมี 5 ระบบ ดังนี้
1) ระบบบัญชีแยกประเภท 4) ระบบเงินรับฝาก
2) ระบบสมาชิกและหุ้น 5) ระบบเงินให้กู้
3) ระบบสินค้า
เมื่อดำเนินการวางรูปแบบบัญชีแล้วให้บันทึกการปฏิบัติงานวางรูปแบบบัญชี เพื่อนำข้อมูลไปบันทึกในระบบสารสนเทศทางการเงินและการบัญชีของวิสาหกิจชุมชน 2556 (CAD_SMCE 56)
5. วางระบบการควบคุมภายใน
ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนที่ได้รับมอบหมายดำเนินการวางระบบการควบคุมภายในให้สอดคล้องกับธุรกิจของวิสาหกิจชุมชนแต่ละแห่งไม่จำเป็นต้องบันทึกครบทุกหัวข้อตามที่ระบบกำหนดตามมาตรฐานการบัญชีวิสาหกิจชุมชน 8 ด้าน และบันทึกการปฏิบัติงานระบบการควบคุม
6. การสอนแนะ (รายไตรมาส)
6.1 สอนแนะการจัดทำบัญชี
ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนเข้าทำการสอนแนะการจัดทำบัญชีให้แก่วิสาหกิจชุมชน เป้าหมาย 2 เดือน/ 1 ครั้ง (รวม 6 ครั้ง) และบันทึกการปฏิบัติงาน เฉพาะรายการที่ได้ทำการสอนแนะในแต่ละครั้งซึ่งอาจจะไม่สามารถทำการสอนแนะได้ครบทุกรายการในคราวเดียว
6.2 สอนแนะการจัดทำงบการเงิน
วิสาหกิจชุมชนกลุ่มเป้าหมายที่ได้รับการพัฒนามาตรฐานบัญชีแล้วควรสอนแนะการจัดทำงบการเงิน ดังนี้
1) งบทดลอง
2) งบต้นทุนผลิต/ขาย
3) งบกำไรขาดทุน
4) งบดุล
โดยการสอนแนะอาจจะสอนครบทุกงบการเงิน (4 งบ) แต่อาจจะไม่สามารถทำงบการเงิน ได้ครบทุกงบการเงินตามที่กรมฯกำหนดไว้ก็ได้ โดยให้บันทึกการสอนแนะบันทึกการปฏิบัติงานการสอนแนะการจัดทำงบการเงิน
6.3 สอนแนะการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหาร
ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนทำการสอนแนะการนำข้อมูลทางการเงินที่วิสาหกิจชุมชน ได้จดบันทึกไว้ โดยการสอนแนะนำดังกล่าวผู้ทำการสอนแนะต้องสอนแนะนำให้ครบทุกหัวข้อและสอดคล้องกับธุรกิจของวิสาหกิจชุมชนนั้น เพื่อวางแผนการบริหารงานในอนาคต โดยบันทึกผลการปฏิบัติงานตามที่ทำการสอนแนะให้แก่วิสาหกิจชุมชน ควรดำเนินการในการประชุมคณะกรรมการของวิสาหกิจชุมชนโดยใช้ Display ที่จัดทำให้แต่ละวิสาหกิจชุมชนมาประกอบ เพื่อให้กรรมการของวิสาหกิจชุมชนได้รับทราบและเข้าใจข้อมูลทางการเงิน รวมทั้งมีส่วนร่วมในการวางแผนธุรกิจในอนาคต
7. การติดตามประเมินผล
ผู้ปฏิบัติงานวิสาหกิจชุมชนควรกำหนด การติดตามประเมินผลวิสาหกิจชุมชน ที่ได้รับการสอนแนะจากสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ โดยคีย์ข้อมูลให้สอดคล้องกับความเป็นจริง เช่น สอนแนะนำด้านบัญชี สอนแนะการจัดทำงบการเงิน และสอนแนะการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหาร เสร็จแล้ว ท่านสามารถเข้าไปติดตามด้านดังกล่าวได้ และคีย์ข้อมูลให้สอดคล้องกับความเป็นจริง ไม่ใช่ทำงบการเงินได้แล้ว แต่ทำบัญชียังไม่ได้ เป็นต้น เพื่อทราบความก้าวหน้าของความสามารถการบันทึกบัญชีและการใช้ข้อมูลทางการบัญชี โดยบันทึกการปฏิบัติงานตามเอกสารแนบ ซึ่งแยกการติดตามประเมินผลเป็น 5 กิจกรรม ดังนี้
7.1 การจัดทำบัญชีด้วยมือ
7.2 การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมระบบบัญชี
7.3 การจัดทำงบการเงิน
7.4 การใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารงาน
7.5การควบคุมภายใน
8. การติดตามต่อเนื่อง
เป็นการติดตามวิสาหกิจชุมชนที่เคยเข้าร่วมโครงการพัฒนาวิสาหกิจชุมชนในปีก่อน ๆ (ปี 2548 2555) ซึ่งมีความต้องการให้กรมฯ ช่วยเหลือแนะนำการจัดทำบัญชีต่อไป โดยติดตามไตรมาสละ 1 ครั้ง (รวม 4 ครั้ง)